Slik kan Lean vere med på å rydde i kvardagen til oss som jobbar i kommnunen!

Slik kan Lean vere med på å rydde i kvardagen til oss som jobbar i kommnunen! Foto: Evy Therese Innselset

Vi skal jobbe smartare med Lean!

Vi er i endring! Les rådmann Ørjan Raknes Forthun sitt lesarinnlegg om Lean i Lindås.

Lindås kommune er i endring! Vi jobbar målretta og systematisk – for å ruste kommuneorganisasjonen til å møte framtidige utfordringar.  Hovudmålet er sjølvsagt å gjere ein best mogleg jobb for innbyggjarane i Lindås kommune.

For å nå målet har vi etablert utviklingsprogrammet «Lindås 2019». Her er innføring av Lean eitt av fleire verktøy og prosjekt, som skal bidra til å utvikle kommunen. I eit lesarinnlegg frå ein lærar i Lindås, kan det sjå ut som om Lean er innført for å bidra til å nå innsparingsmåla i den komande økonomiperioden. Det stemmer ikkje.

Lean er og skal vere eit verktøy for å utvikle heile organisasjonen. Vi har tilsett ein prosjektleiar og kursa eit team tilsette frå ulike avdelingar i kommunen, for å sikre ei fagleg god og lokalt forankra innføring.

Kvifor har vi valt Lean? Mange knyter Lean til effektivitet, men vel så viktig er det:

  1. Å levere best mogleg tenester til innbyggjarane
  2. Å få tilfredse tilsette

Det finst mange utviklingsverktøy. At valet fall på Lean, handlar nettopp om det – at både brukarar og tilsette har sentrale roller i utviklingsarbeidet.

Vi kjem til å fortelje fleire historier om Lean i Lindås, men førebels har vi jobba mest med opplæring. Dette innlegget vert difor ein smakebit på kva Lean er – og kva vi ønskjer at Lean skal vere for Lindås kommune. Sidan lesarinnlegget om Lean kom frå ein lærar, brukar vi skule som eksempel i resten av dette innlegget.

Det er mange nasjonale og kommunale forventningar til dei som jobbar i skulen. Krava til både skuleleiinga og kvar enkelt lærar påverkar korleis arbeidsdagen blir lagt opp og korleis han eller ho kan nytte tida (handlingsrommet). Likevel har alle eit handlingsrom til å gjere endringar, og det er her Lean kjem inn i biletet. Lean skal hjelpe oss til å analysere og nytte handlingsrommet vårt best mogleg.

Tidstjuv er eit nøkkelord i Lean. Når målet er å utnytte kompetansen til læraren på best mogleg måte, må læraren gå gjennom sin eigen arbeidskvardag – og svare på følgjande spørsmål:

  1. Kva brukar eg tida mi på, som ikkje kjem elevane til gode?
  2. Kva oppgåver kan eg fjerne eller bruke mindre tid på – slik at eg får meir tid til elevane?

I Bergen har dei nyleg kartlagt kva tilsette i barnehagane og skulane brukar tida si på. Målet med undersøkinga er å finne ut om lærarane har oppgåver som stel tid frå det som er hovudoppgåva– nemleg å drive opplæring og utvikling av elevane.

Rapporten slår fast at den store tidstjuven i Bergen er dialogen mellom lærarane og foreldra. Mykje av tida går til å svare foreldre på e-postar og tekstmeldingar.

Forsking syner at eit godt samarbeid mellom skule og heim påverkar prestasjonane til elevane. Det er difor fort gjort å tenke dialogen ikkje er ein tidstjuv - men ei god investering, og at svaret må vere å gi lærarane meir tid til samhandling med foreldra.

Med Lean får vi ei anna tilnærming til problemstillinga.

  • Fakta: Dialogen med foreldra tar mykje tid.
  • Fakta: Vi veit at dialogen med foreldra er viktig.
  • Lean: Korleis kan vi rydde i kommunikasjonen, slik at vi kan hauste frå dialogen – men bruke mindre tid på ein-til-ein-kommunikasjon?

Poenget med å bruke Lean er å utnytte den kunnskapen og erfaringa kvar enkelt tilsett har. Det er dei tilsette sjølv som skal peike på forbetringsområde, og saman finne gode løysingar – i dialog med elevar og foreldre.

Lean er ikkje ei ekstra oppgåve, men ei hjelp til oppgåvene. Veldig ofte er Lean lik sunn fornuft: Å setje ting i system. Lean handlar ikkje om å jobbe fortare – men smartare.

I skulen kan Lean vere å samarbeide om felles oppgåver på eit team, i staden for at kvar lærar skal løyse oppgåvene på eiga hand. Lean kan også vere å lage felles retningsliner for kommunikasjon med foreldre.

Lean er eit fleksibelt verktøy. Når vi tar det i bruk, skal vi gjere Lean til vårt eige. Vi skal – og er allereie i ferd med å – utvikle eit Lean for Lindås kommune.

Korleis skulen og andre avdelingar i kommunen etter kvart tar Lean i bruk, vil variere frå arbeidsplass til arbeidsplass. Men målet og drivkrafta vil alltid vere den same: Ønsket om å gjere ein litt betre jobb kvar dag – ein litt betre jobb for dei som bur i kommunen vår.

 

Ørjan Raknes Forthun, rådmann i Lindås kommune
Knarvik, 24. november 2015

Web levert av CustomPublish